Mais conhecido como GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos), hoje é uma das grandes preocupações das empresas de todos os seguimentos seja de pequeno, médio ou grande porte. Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital ou física. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, e são agrupadas em dois seguimentos – Técnicos e Administrativos.

O GED também é um caminho seguro, rápido e eficiente para as empresas se destacarem dos seus concorrentes e conquistarem Certificação ISO.

Com o grande número de profissionais envolvidos e a grande tramitação de documentos, milhares de documentos são gerados, e quando não se tem um GED implantado as empresas enfrentam sérios problemas, entre os quais, podemos destacar:

• Desperdício de cópia de documento (junto a este, alto investimento de equipamentos e suprimentos de impressão)

• Falta de controle de acesso a documentos sigilosos

• Não se tem a garantia que se está utilizando a última revisão do documento

• A empresa não é dona dos documentos e sim os funcionários

• Dificuldade em localizar os documentos

• Retrabalhos

• Falta de controle e gestão sobre os documentos, com dificuldade ou até mesmo com incapacidade de diagnosticar a fase que documento se encontra.

• Falta de padrão e o não acompanhamento do Fluxo de Trabalho (workflow)

• Aumento excessivo de armazenamento Físico

• Dificuldade de aplicar a temporalidade documental

• Falta de dados e informações para tomada de decisão

• Perda excessiva de tempo para localização de documentos

• Documentos descentralizados

• Documentos deteriorados

• Falta de segurança

Visando esta área, a 7D Cad se especializou e elaborou uma solução que atenda as empresa neste quesito, que pode ser basicamente a implantação de um software de GED compatível com realidade de cada empresa, treinamentos ou até mesmo fazendo a gestão completa da documentação com a criação do “DocControl” ou “Arquivo Técnico”, com desenvolvimento de procedimentos e padrões e padrões específicos.

Com a implantação correta e a utilização de softwares de alta tecnologia e específicos para GED, alcançamos os seguintes benefícios:

• Facilidade e Agilidade na Administração e Organização

• Padronização

• Centralização dos Documentos e garantia de acesso da última revisão

• Produtividade sem retrabalho

• Acompanhamento de todo o ciclo de elaboração e aprovação do documento (workflow)

• Histórico de revisões e seus responsáveis

• Visualização imediata dos documentos, sem ter a necessidade do software que o gerou instalado

• Comentários eletrônicos

• Facilidade e agilidade de encontrar os documentos o Documentos estruturados conforme a Estrutura Analítica o Rastreabilidade, com propriedades específicas o Gestão de conteúdo, pesquisa no conteúdo do documento

• Acesso via web

• Perfil de acesso, tendo total segurança de acesso aos documentos e informações

• Trabalho corporativo

• Facilidade de implementar processo e workflow, inclusive com terceiros sem perder a qualidade, a padronização e rastreabilidade do mesmo, controlando e gerenciando o processos dentro ou fora da organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido

• Base de Dados, para análise estratégica e tomadas de decisões com maior eficácia.

• A empresa passa ser dona de toda documentação Para que a nossa solução alcance o sucesso desejado, utilizamos o software ProjectWise, desenvolvido especificamente para fazer a estão de documentos Técnicos e administrativos possuindo as seguintes tecnologias:

• Work Break Structure (WBS) – Permite estruturar os documentos de forma padronizada em qualquer nível que seja.

• Capture - Acelera processos de negócio através da integração de documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios. Tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação.

• Document Imaging (DI) – É a tecnologia que permite a visualização de documentos nos seus diversos formatos sem ter os softwares que o gerou instalado na máquina

• Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos Aministrativos) - É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação, temporalidade e descarte de documentos eletrônicos.

• Engineering Document Manage System (EDMS) (Gerenciamento de Documentos Técnicos) - É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação, planejamento de documentos Técnicos. Dentre as suas principais funcionalidades estão o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento.

• Workflow – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas.

• Records and Information Management (RIM) - É o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre.

 

 
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